พิมพ์ซองจากรายชื่อ excel ด้วยวิธี Mail Merge

หลายๆคนคงคิดที่จะลิสต์รายชื่อแขกที่จะมาร่วมงาน รายชื่อลูกค้า หรือรายชื่ออะไรก็ตามแหละ แน่นอนว่าเราจะคิดถึง Microsoft Excel ก่อนเพราะตรวจสอบรายชื่อได้ง่ายดี


ปัญหาคือตอนจะ print ออกมาเป็นแผ่นละชื่อ วิธีง่ายๆครับ copy ชื่อไป paste ใส่ Word ที่เราตั้งค่าหน้ากระดาษไว้แล้ว................. ล้อเล่นครับ ถ้าทำแบบนี้จะเขียนมาทำไม ฮ่าๆ

ก่อนอื่นเปิด Microsoft Word ขึ้นมาครับ

  1. ไปที่ tab MAILINGS -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard
  2. จากนั้นจะมีหน้าต่างขวาเลื่อนมาให้ทำตามขั้นตอนได้เลยครับ

ขั้นตอนสำหรับจอมขี้เกียจอย่างผม คือ ขี้เกียจจะอ่านว่าต้องทำอะไรต่อตามขั้นตอนของ Wizard

  1. ตั้งค่าหน้ากระดาษ จังหวะที่กด Start Mail Merge ออกมาผมจะเลือกเป็น Envelope เพราะผมจะพิมพ์ซองจดหมายครับ (ถ้า Step ต้องเลือกแล้วกด Next ก่อนถึงจะเหมือนกันกับขั้นตอนนี้ครับ)

    หน้าจอจะขึ้นให้ตั้งค่าหน้ากระดาษ ก็ตั้งให้เหมาะกับซองที่จะพิมพ์ ส่วน Printing Options จะเป็นการเลือกว่าจะใส่กระดาษแบบไหนที่เครื่องพิมพ์
  2. นำเข้าข้อมูล จาก Excel หลังจากเลือก Use an Existing List แล้วอะไรขึ้นมาก็ Ok ไปจนจบ
  3. ใส่รายชื่อ (ปกติจะดึงมาหมด แต่ก็สามารถติ๊กออกบางคนได้ที่ปุ่ม Edit Recipient List)
สามารถดูข้อมูลจริงๆ โดยกด Preview Results และปุ่มลูกศรเพื่อเปลี่ยนข้อมูลตามลำดับใน Excel (ไม่ต้องกด preview แล้ว print ทีละแผ่นๆ นะ)

จัดหน้ากระดาษให้เรียบร้อย ใส่คำที่ต้องการเพิ่มเติม เช่น เรียนเชิญ และเลือก Finish & Merge -> Print Documents เพื่อทำการพิมพ์ได้เลย (โปรแกรมจะไล่ลำดับตาม Excel ของเราเอง ^_^)

*** ข้อควรระวัง *** บางทีขนาดซองกับขนาดใน Word อาจคลาดเคลื่อน ด้วยเหตุผลต่างๆ เช่น Printer หน่วยคนละหน่วย วัดไม่เป๊ะ อะไรก็แล้วแต่ เพราะฉะนั้น ให้ลองตัดกระดาษ reuse มาเทสก่อน จะได้ไม่เปลืองครับ 

Facebook Comment

Popular post of 7 days

[Android] เปิดเครื่องไม่ได้ โลโก้ค้าง (Boot Loop)

[Java] ความแตกต่างระหว่าง Overloading กับ Overriding

ลืมรหัสปลดล็อค Android เข้าเครื่องไม่ได้ มีทางออกครับ